新冠疫情已徹底改變了人們的工作模式，使用數碼檔案已成為企業營運重要的一環：具備在任何工作環境簽署、共享、審核及存儲檔案的能力將有助企業保持業務連續性並提升協作效率。

Adobe 大中華區董事總經理吳振章表示：「疫情下，數碼化已經成為企業關鍵的生存能力。在數碼化方面領先的企業相對於一般企業的競爭優勢在這一背景下持續擴大。隨著數碼互動的需求的持續增長和升級，以及在家工作成為新常態下的主流工作模式，大部分企業的員工將以更數碼化的方式進行工作，企業也需考慮利用數碼化來吸引和保留人才。因此，數碼轉型應成為企業領袖的優先事項。數碼檔案的採用不但能在今日提高員工的工作效率、生產力和工作的靈活性，亦讓企業為未來的營商環境作好準備。」

疫情前數碼檔案只被視為企業眾多議程的其中之一，但如今讓數碼檔案這項有助加快數碼轉型的關鍵技術，已成為企業營商的必需品。根據 Adobe 早前進行的一項調查顯示，亞太地區 84% 的受訪企業將在疫情後繼續使用電子簽名檔案，更有 73% 受訪者認為未能提供電子簽名選項的企業「落後」。除了滿足消費者日益增長的期望，中小企投資在這項技術上亦有助提升生產力。

 

許多中小企員工每天都重複執行撰寫合同、收集客戶資料、訂購標準耗材等相同的任務，這些人手操作的紙本工序不僅消耗員工寶貴的時間，亦無助提升企業效益。如能善用 Adobe Sign 進階工作流程等自動化技術，即可協助員工更快、更準確地執行常見任務。Adobe協助中小企啟動數碼引擎單的網絡列表自動生成不同版本的檔案，然後發送給簽名、追蹤進度並存儲為已簽署的數碼副本，省去手動創建、打印或郵寄的工作流程。如此，員工可將精力投放在能為企業帶來更大效益的業務上。

自動化工作流程不一定複雜又昂貴，對中小企來說，將常見的紙本任務改為網上自助服務流程只是四個簡單的步驟：

 

一、啟動新程序：按需求創建 HTML 表格，並針對適用情況選取適當表格或檔案套件。

二、觸發後續步驟：使用條件式邏輯正確傳送每個要求，讓檔案自動依次從一個工作移至下一個工作。

三、採取行動：自動將工作傳送給正確的人員。收集檔案、審核、核准、簽署、傳送等等。

四、使用儀表板：管理已簽署與已接收的檔案、生成報告，並即時審視檔案週期。

 

通過設置自動化流程，客戶、合作夥伴、員工可以隨時隨地開展業務，提升生產力並改善用戶體驗。

 

在訂立合適的自動化流程時，中小企往往不知應從何處開始。Adobe 作出以下的建議：

企業可以從記錄紙張使用情況開始，來找出那些最能從數碼化過程中受益的流程。應從因手動或紙本工作流程減慢營運進度或延遲業務價值的關鍵用例開始。

然後，讓包括員工、客戶、供應商、合作夥伴在內的所有持份者參與企業轉型，不但要確保所有人都參與，亦要讓他們了解這些解決方案對企業及個人帶來的潛在好處，如何改善他們正在面臨的具體痛點，以便他們決心成為業務的變革者。

最後，一定要作長遠考慮，制定短期及長期的數碼成熟度里程碑並朝著目標邁進。企業亦應尋找那些能整合企業現有技術的解決方案，以便逐步淘汰陳舊及低效的工作流程。