新冠疫情已彻底改变了人们的工作模式，使用数码档案已成为企业营运重要的一环：具备在任何工作环境签署、共享、审核及存储档案的能力将有助企业保持业务连续性并提升协作效率。

Adobe 大中华区董事总经理吴振章表示：「疫情下，数码化已经成为企业关键的生存能力。在数码化方面领先的企业相对于一般企业的竞争优势在这一背景下持续扩大。随着数码互动的需求的持续增长和升级，以及在家工作成为新常态下的主流工作模式，大部分企业的员工将以更数码化的方式进行工作，企业也需考虑利用数码化来吸引和保留人才。因此，数码转型应成为企业领袖的优先事项。数码档案的采用不但能在今日提高员工的工作效率、生产力和工作的灵活性，亦让企业为未来的营商环境作好准备。」

疫情前数码档案只被视为企业众多议程的其中之一，但如今让数码档案这项有助加快数码转型的关键技术，已成为企业营商的必需品。根据 Adobe 早前进行的一项调查显示，亚太地区 84% 的受访企业将在疫情后继续使用电子签名档案，更有 73% 受访者认为未能提供电子签名选项的企业「落后」。除了满足消费者日益增长的期望，中小企投资在这项技术上亦有助提升生产力。

 

许多中小企员工每天都重复执行撰写合同、收集客户资料、订购标准耗材等相同的任务，这些人手操作的纸本工序不仅消耗员工宝贵的时间，亦无助提升企业效益。如能善用 Adobe Sign 进阶工作流程等自动化技术，即可协助员工更快、更准确地执行常见任务。Adobe协助中小企启动数码引擎单的网络列表自动生成不同版本的档案，然后发送给签名、追踪进度并存储为已签署的数码副本，省去手动创建、打印或邮寄的工作流程。如此，员工可将精力投放在能为企业带来更大效益的业务上。

自动化工作流程不一定复杂又昂贵，对中小企来说，将常见的纸本任务改为网上自助服务流程只是四个简单的步骤：

 

一、启动新程序：按需求创建 HTML 表格，并针对适用情况选取适当表格或档案套件。

二、触发后续步骤：使用条件式逻辑正确传送每个要求，让档案自动依次从一个工作移至下一个工作。

三、采取行动：自动将工作传送给正确的人员。收集档案、审核、核准、签署、传送等等。

四、使用仪表板：管理已签署与已接收的档案、生成报告，并即时审视档案周期。

 

通过设置自动化流程，客户、合作伙伴、员工可以随时随地开展业务，提升生产力并改善用户体验。

 

在订立合适的自动化流程时，中小企往往不知应从何处开始。Adobe 作出以下的建议：

企业可以从记录纸张使用情况开始，来找出那些最能从数码化过程中受益的流程。应从因手动或纸本工作流程减慢营运进度或延迟业务价值的关键用例开始。

然后，让包括员工、客户、供应商、合作伙伴在内的所有持份者参与企业转型，不但要确保所有人都参与，亦要让他们了解这些解决方案对企业及个人带来的潜在好处，如何改善他们正在面临的具体痛点，以便他们决心成为业务的变革者。

最后，一定要作长远考虑，制定短期及长期的数码成熟度里程碑并朝着目标迈进。企业亦应寻找那些能整合企业现有技术的解决方案，以便逐步淘汰陈旧及低效的工作流程。