在疫情持续的当下，未来企业或倾向采取混合工作模式，让业务兼具弹性的同时得以持续发展。

如今，企业员工均会利用 Gmail、Outlook、Google Hangouts、Zoom、Skype 等各种遥距通讯方式与同事及客户联系，却仍未有任何电子邮件、视像会议或即时通讯工具能够支援快速、简易的档案协作。规模较大的企业所选用的协作平台对中小企来说往往过于昂贵或复杂，因此，较理想的解决方案是采用专为任务管理及团队合作而设、可靠又直观的档案协作工具。

Adobe 早前发布的调查报告显示，员工每周有三分之一的时间都在处理一些与档案、表格、合同、付款和发票相关、简单且具重复性的工作，其中，86% 的企业员工和 83% 的中小企管理人员认为这些任务成为了他们高效工作的阻碍，他们均期待能够采用协助他们更快、更高效地完成工作的技术，91% 的受访者更表示对 Adobe Acrobat、Adobe Sign 这些有助提高其工作任务和流程效率的数码工具感兴趣。

 

Adobe Acrobat Online 的拖放式档案协作工具，可提升在办公室或遥距工作时与客户或团队成员协作的能力，不仅节省时间，亦有助简化工作流程及档案管理。以下是采用 Adobe 解决方案提升中小企工作效率的一些小贴士：

首先，将 Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Google 档案或其他档案类型转存为 PDF，并上传至云端空间，让团队从构思到最终完成品的过程均在同一空间协作。

 

上传至云端后，即可生成连结，让多个审核者在无需下载应用程式或登入 Adobe 账户的前提下，在任何装置及浏览器阅览档案。该连结作为档案的单一来源，可确保所有团队成员均在浏览最新版本的档案。

 

便捷的评论功能是档案管理的关键。作者及审阅者均可在档案内提出问题、添加内容，甚至制作待办清单。团队成员均可以被授权添加评论并实时回覆其他评论，使用萤光标示、注解和标注工具新增注释，或使用手绘工具添加线条、绘画圆形或其他形状。完成评论后，可直接在 Acrobat 内通知其他成员。

 

在共享的 PDF 档案快速添加新内容非常重要，无需转存为 Microsoft Office 档案，按下「编辑 PDF」即可直接编辑档案内的文字、图像或其他类型的档案。用户亦可以合并档案，将多个 PDF 或不同类型的档案合并为一个 PDF 档案，方便日后管理及使用。

 

使用免费的 Adobe Scan 流动应用程式即可将任何纸本文件转换为 PDF。只需用手机拍摄纸本文件，即可将它转存为可与客户、团队成员或合作伙伴协作的 PDF 档案。在 Acrobat 应用程式打开包含扫描影像的 PDF 并点击「编辑 PDF」，Acrobat 将自动应用光学字元识别 (OCR)，将扫描的文件转换为可编辑的、可搜寻的 PDF 副本，同时保留原始文件的外观。

 

当团队成员从大型数据集、PowerPoint 演示档案、设计档案及照片全部放入 PDF 后，可使用压缩 PDF 工具缩小档案大小，以避免建立一个需极长时间载入的大型档案。

 

在采用混合工作模式的时代，团队成员不仅有机会使用不同的装置协作，更有可能与来自其他时区的伙伴协作，因此随时随地协作档案变得更为重要。Acrobat Reader 的网上工具及流动应用程式让团队成员可使用各种 Mac、PC 及流动装置，在任何地方查看档案、添加评论，或使用浏览器在 Acrobat 网上服务添加评论。使用 G Suite 的用户更可适用于 Google Chrome 的扩充功能，更有效率地在浏览器为 PDF 档案加上注释、标记、填写和签署内容。

团队成员亦可善用密码保护工具，把含有敏感或机密内容的 PDF 档案加密，并使用权限以防止档案被复制、更改或列印。订阅 Acrobat Pro DC 的用户更可无限地使用更多功能，例如允许用户隐藏 PDF 特定部分的 Redact 工具，以及安全地签署、发送和追踪档案。

 

在遥距和混合办公时代，如何有效协作对企业及员工来说均是最艰难的部分，如能充分运用 Acrobat 网上工具这些可靠的档案协作工具，将有助提升员工工作效率，协助企业保持弹性、挽留人才及永续发展。